La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises de passer par des plateformes agréées pour émettre, recevoir et suivre leurs factures. Pour les agences, ESN, cabinets de conseil et intégrateurs, cela concerne directement la facturation des missions au temps passé, un modèle très répandu dans ces secteurs que ce soit en TMA, en régie ou globalement les sujets de placement de personnel.

Dans cet article, nous détaillons le fonctionnement concret d’un flux de facturation électronique, depuis l’ERP métier jusqu’à la transmission de la facture au client et le suivi de son cycle de vie.

1. Création de la facture dans l’ERP métier

Dans le cas d’une mission au temps passé, la facture est généralement générée à partir :

• des temps saisis par les consultants
• des taux journaliers (TJM) contractuels
• de la période de facturation

L’ERP consolide ces éléments pour produire une facture client contenant :

• les informations de facturation obligatoires
• le détail des prestations réalisées
• les montants HT, TVA et TTC
• les éventuelles pièces jointes (ex : relevé d’activité)

Une fois générée, la facture est transmise automatiquement à la plateforme de facturation électronique.

Dans notre cas d’usage :

Stafiz → Iopole

2. Réception de la facture par la plateforme

La plateforme reçoit la facture et lance immédiatement une série de contrôles réglementaires automatiques.

Ces contrôles portent notamment sur :

• la validité du format de facture (Factur-X, UBL, CII…)
• la présence des données obligatoires
• la cohérence des informations fiscales
• l’identification correcte du destinataire

Ces vérifications sont essentielles pour garantir que la facture est conforme aux exigences de la réforme avant toute transmission.

3. Validation de la facture et émission via Peppol

Si la facture passe tous les contrôles avec succès :

→ elle est considérée comme conforme (statut OK).

La plateforme peut alors procéder à son émission vers le client via le réseau d’échange sécurisé Peppol.

Le flux devient alors :

• Flux 1 : émission de la facture
• Flux 2 : transmission au destinataire

La facture est envoyée vers la plateforme du destinataire (PA-R), qui la mettra ensuite à disposition du client.

Ce mécanisme garantit :

• une transmission standardisée
• une interopérabilité entre plateformes
• une traçabilité complète des échanges

4. Gestion des factures non conformes

Si la facture échoue aux contrôles réglementaires :

→ elle est considérée comme non conforme (KO).

Dans ce cas, la plateforme doit :

• déposer l’information dans le Flux 1 auprès du PPF (Portail Public de Facturation)
• signaler l’anomalie réglementaire

Cela permet à l’administration de suivre les tentatives d’émission de factures, même lorsque celles-ci ne peuvent pas être transmises au destinataire.

L’entreprise peut alors corriger la facture dans son ERP et relancer l’émission.

5. Gestion du cycle de vie de la facture (CDV)

Une fois la facture transmise, elle entre dans un cycle de vie réglementaire.

La plateforme assure le suivi des différents statuts :

• déposée
• émise
• reçue
• rejetée
• refusée
• acceptée
• mise en paiement
• payée

Ces statuts constituent le Cycle De Vie (CDV) de la facture.

Ils permettent :

• un suivi opérationnel côté entreprise
• une traçabilité réglementaire pour l’administration

6. Remontée des statuts vers l’ERP

Lorsque la plateforme du destinataire met à jour le statut de la facture, l’information est transmise dans la chaîne suivante :

Plateforme destinataire → Iopole → Stafiz

Cela permet à l’ERP métier de :

• suivre en temps réel le traitement de la facture par le client
• identifier rapidement les rejets ou litiges
• améliorer le suivi du poste client

Les équipes financières disposent ainsi d’une vision complète du statut de chaque facture directement dans leur ERP.

7. Gestion du statut “encaissé”

Pour les entreprises relevant de la TVA sur encaissement, la réforme introduit également un suivi spécifique.

Lorsqu’un paiement est reçu :

→ le statut “encaissé” doit être déclaré.

Cette information est importante car elle permet :

• de déterminer l’exigibilité de la TVA
• d’assurer la conformité fiscale des déclarations

La plateforme transmet alors cette information aux systèmes concernés afin de maintenir la cohérence des données fiscales.

Conclusion

La facturation électronique ne se limite pas à l’envoi d’un document PDF.

Elle implique :

• des formats structurés
• des contrôles réglementaires automatiques
• une transmission via des réseaux interopérables
• un suivi complet du cycle de vie des factures

Pour les entreprises de services qui facturent au temps passé, l’intégration entre l’ERP métier et la plateforme de facturation devient donc un élément clé de la conformité et de l’efficacité opérationnelle.

---

À propos de cette étude de cas

Cette étude de cas a été réalisée à partir d’une intégration API entre :

• Stafiz, ERP dédié aux ESN, intégrateurs et sociétés de conseil, qui gère notamment la planification, le suivi des temps et la facturation des missions.
• Iopole, plateforme agréée de facturation électronique permettant l’émission, la réception et le suivi des factures dans le cadre de la réforme française.

Cette intégration permet à Stafiz d'être conforme aux réglementations e-invoicing & e-reporting, et donc de proposer à ses clients agences, cabinets d'intégrateurs et sociétés de conseil un service complet de facturation électronique